Nuove linee guida AGID sulla conservazione a norma – adempimenti obbligatori
Gentili Clienti di 19.coop
nell’ambito della collaborazione con Alias Group – DocEasy inviamo una comunicazione in merito alle novità riguardanti l’Obbligo Conservazione a norma
Nuove linee guida AGID sulla conservazione a norma – adempimenti obbligatori
Il 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le Nuove linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le novità
Tra le novità introdotte è stato chiarito che il Conservatore (Alias Group – DocEasy) non può più ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione (RdC) come fatto fino al 31/12/2021.
Come conseguenza di questo cambio normativo è ora necessario, per poter procedere alla Conservazione dei documenti, “nominare” come Responsabile della Conservazione una persona fisica all’interno della tua Azienda o un soggetto esterno (Terzo).
Quali attività e responsabilità sono in carico al RdC?
1. La predisposizione del manuale di Conservazione;
2. La verifica dello stato della Conservazione dei propri documenti prima della decorrenza dei termini di conservazione e la risoluzione dei problemi che impediscono la conservazione dei documenti;
3. L’assunzione della Responsabilità giuridica generale sui processi di Conservazione.
Cosa rischia per responsabilità civile il RdC?
Se non si redige il Manuale di Conservazione si applica quanto riportato nell’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97: “Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte […], è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000”.
Cosa fare per adeguarsi alla nuova normativa?
Puoi adeguarti alla normativa ed essere in regola rispetto agli adempimenti obbligatori in 2 diversi modi:
Caso 1 – La tua Azienda assume il ruolo di RdC:
le attività e i compiti del RdC vengono svolti da una persona fisica appartenente alla tua Azienda.
Come previsto dalle regole AGID, è’ necessario che l’RdC nominato abbia adeguate competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Cosa proponiamo?
La partecipazione ad un corso di formazione in e-learning dedicato alla conservazione digitale e alla figura del RdC della durata di 2h e 30 minuti.
Al superamento di un test finale viene rilasciato un attestato di partecipazione e avrai a tua disposizione la normativa e una breve guida di DocEasy.
Caso 2 – Un soggetto Terzo assume il ruolo di RdC:
Non è necessario acquisire competenze specifiche interne alla tua azienda, tutte le attività e responsabilità in carico al RdC vengono delegate a un’Azienda esterna alla tua organizzazione. L’azienda esterna si occuperà per te della redazione del manuale di Conservazione e delle attività di verifica e controllo, in aggiunta ad assumersi la responsabilità civile attribuita dalla normativa alla figura del RdC.
